Digitalizace HR má zelenou

Dobré zprávy! Dlouho očekávaná novela zákoníku práce přichází a s ní i změny v oblasti elektronické komunikace se zaměstnanci. Uzavírání pracovních smluv elektronickou cestou bude mnohem snazší.

Dosud platí vcelku zastaralá pravidla ohledně toho, jak elektronicky doručovat zaměstnancům důležité dokumenty, které se týkaly vzniku, změny nebo skončení jejich pracovního vztahu. Mezi hlavní úskalí patřila povinnost zaměstnance potvrzovat, že mu e-mail od zaměstnavatele došel, navíc s uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance. Nebo možnost doručovat do datové schránky zaměstnance jen s jeho souhlasem.

Nová pravidla, která budou účinná už od října 2023 , přináší výrazné uvolnění.

Pracovní smlouva pohodlně elektronicky

Hlavní změna se týká uzavírání pracovních smluv. Zákoník práce nově výslovně připouští elektronické uzavření pracovní smlouvy a nevyžaduje žádné zvláštní požadavky na úroveň použitých elektronických podpisů.

Prakticky jedinou podmínkou zůstává povinnost poslat zaměstnanci vyhotovení elektronicky uzavřené smlouvy na adresu jeho soukromého e-mailu, který zaměstnanci pro tyto účely sdělil.

Zaměstnanec musí dostat možnost si uzavřenou smlouvu na svém e-mailu v klidu pročíst a má právo do 7 dnů od smlouvy odstoupit i bez uvedení důvodu. To platí ale jen v případě, že ještě nezačal pracovat. Jakmile nastoupí do práce, už nemůže uzavření smlouvy rozporovat.

Jedinou vadou na kráse zůstává fakt, že pokud se zaměstnavatel rozhodne zaměstnanci mzdu stanovit ve mzdovém výměru, pro doručení tohoto dokumentu novela počítá s přísnějšími pravidly (jako je tomu u výpovědi nebo vytýkacího dopisu).

Zjednodušený postup uzavírání a možnost odstoupení do 7 dnů se kromě pracovních smluv uplatní samozřejmě také pro DPP a DPČ. Stejná pravidla platí zároveň i pro dohody o skončení pracovního poměru.

Výpověď jen se souhlasem?

Pro skupinu dokumentů, které se týkají skončení pracovního vztahu (s výjimkou dohody o skončení), a také už zmíněný mzdový výměr, platí přísnější pravidla. Pro elektronické doručování těchto dokumentů je předně třeba, aby zaměstnavatel vždy na dokumentu použil uznávaný elektronický podpis.

V případě zaslání e-mailem je pak třeba, aby zaměstnanec předem udělil zaměstnavateli s komunikací přes e-mail souhlas, a uvedl svou vlastní soukromou e-mailovou adresu. A pozor, takový souhlas nesmí být součástí pracovní smlouvy, musí být samostatný.

Nově ale už zaměstnanec nemusí přijetí e-mailu nijak potvrzovat a naopak, má se za to, že 15. den je zpráva zaměstnanci doručená (pokud zaměstnavateli nedojde zpráva o nedoručení e-mailu). To však pořád neznamená, že zaměstnanec nemůže tento souhlas i odvolat, například pokud tuší, že by mohl výpověď dostat.

Pokud zaměstnanec má svou datovou schránku fyzické osoby, může mu zaměstnavatel doručit i skrz ni, a to nově i bez předchozího souhlasu zaměstnance. Zaměstnanec si ale může příjem těchto zpráv u své datovky zakázat.

S novými pravidly tak HR agendu už bude konečně možné bez obav kompletně digitalizovat.

Jak řešit pracovní smlouvy (DPP, DPČ) s DigiSignem

Jednoduše, jako jakoukoli jinou smlouvu. Jen pozor na:

• Získání souhlasu s doručováním do e-mailu předem
• Doručovat dokumenty zásadně na soukromý e-mail zaměstnance
• Nastavte si “připomínku” u dokumentu na 7 či 15 dní, kdy může zaměstnanec odstoupit
• Mzdový výměr, výpověď mají přísnější režim, vyžadují v odesílaném dokumentu vložený zaručený elektronický podpis

Další změny v zákoníku práce (práce na dálku, přesčasy, rodičovská dovolená) popsala advokátní kancelář Havel & Partners.