Elektronické podepisování HR dokumentů v DigiSignu - stanovisko advokáta

Pro DigiSign zpracoval Mgr. Tomáš Pauch a Mgr. Ondřej Hanák, eLegal advokátní kancelář, s.r.o., k 8. 4. 2024.

Rychlý vhled do problematiky

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, umožňuje za dále popsaných podmínek digitalizovat naprostou většinu HR agendy. Tato možnost byla posílena zvlášť novelou z roku 2023, která značně rozšířila okruh dokumentů, které lze digitalizovat.

Ze zákona existují tři úrovně dokumentů, které se liší podle své důležitosti a mají částečně odlišný režim podpisu a zejména doručování:

1. Důležité jednostranné dokumenty: Tyto dokumenty mají nejpřísnější režim. Je nutné zajistit si zvláštní souhlas zaměstnance a posílat mu dokumenty s využitím vašeho uznávaného elektronického podpisu.
2. Dvoustranné dokumenty: Jedná se o níže uvedené dokumenty, u kterých je potřeba, aby vám zaměstnanec sdělil svoji soukromou e-mailovou adresu, na kterou mu je budete doručovat. Konkrétní úroveň podpisu není vyžadována.
3. Běžné dokumenty: Tato kategorie zahrnuje veškeré dokumenty neuvedené v jedné z výše zmíněných kategorií. Neexistují zvláštní požadavky na doručení ani podpis těchto dokumentů.

Z pohledu pracovního práva je zásadní dodržet zejména podmínky doručování, na podpis běžně nejsou kladeny konkrétní požadavky.

DigiSign splňuje i podmínky nařízení EU č. 910/2014 známého jako „eIDAS“, jakož i českého zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. Totéž platí pro zpracování osobních údajů na základě nařízení č. 2016/678 známého jako „GDPR“.

Aplikace DigiSign umožňuje za splnění určitých podmínek digitalizaci a elektronické podepisování všech třech výše zmíněných úrovní HR dokumentace a obsahuje i funkce ulehčující správu a následné prokazatelné využití veškerých HR dokumentů.

Co byste měli vědět o DigiSignu z pohledu HR

• Můžete využít jakoukoliv úroveň elektronického podpisu. Existují čtyři úrovně – prostý, zaručený, zaručený založený na kvalifikovaném certifikátu a kvalifikovaný. Prostý a zaručený podpis DigiSign nabízí (zaručený prostřednictvím služby BankID Sign). Další dvě úrovně si musíte zajistit u tzv. certifikační autority (např. Česká pošta), můžete je však v DigiSignu následně používat.
• Podpis v DigiSignu i ve své nejnižší variantě splňuje požadavky kladené právními předpisy na závazný projev vůle podepisujícího. Podepisující jasně potvrzuje v několika krocích, že má zájem dokument podepsat.
• Kromě samotného podpisu přiloženého k dokumentu ve vizuální podobě máte spolu s dokumentem k dispozici i protokol, který obsahuje další data a informace spojené s dokumenty ke zvýšení jeho průkaznosti.
• Můžete využit funkci automatického přidávání časového razítka k dokumentu, která zajistí jeho digitální kontinuitu (možnost využít dokument prokazatelně i po mnoha letech od jeho podpisu). Totéž můžete umožnit i vašim zaměstnancům.
• Při odesílání dokumentů e-mailem eviduje, komu byl e-mail doručen a kdo si ho otevřel.
• K dokumentům můžete přikládat i vlastní elektronickou pečeť.

1. Digitalizace důležitých jednostranných dokumentů

Jednostranné dokumenty mají nejpřísnější režim. Patří mezi ně:

• Jednostranné ukončení pracovního poměru nebo DPP či DPČ, tedy:
  • Okamžité zrušení
  • Výpověď
  • Zrušení ve zkušební době
  • Odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance
• Vytýkací dopis
• Mzdový či platový výměr

Požadavky na vás

Abyste mohli digitalizovat i jednostranné dokumenty, musíte splnit následující:

1. Zajistit si od zaměstnance zvláštní souhlas se zasíláním tímto způsobem. Zaměstnanec vám musí udělit zvlášť, tedy mimo pracovní smlouvu či jiný dokument, souhlas s tím, že mu výše uvedené dokumenty budete zasílat elektronicky. V tomto souhlasu ho musíte informovat o tom, o jaké dokumenty se jedná a o možnosti souhlas kdykoli odvolat s účinky do budoucna (bod 3.). Vzor takového souhlasu ke stažení najdete zde a můžete ho se zaměstnancem i s využitím DigiSign podepsat.

2. Získat od zaměstnance soukromý e-mail a na ten mu dokumenty posílat. V rámci souhlasu dle bodu 1. je potřeba si vyžádat soukromý e-mail, na který budete zaměstnanci dokumenty posílat.

3. Umožnit zaměstnanci jednoduše souhlas odvolat. Je potřeba umožnit zaměstnanci, aby mohl kdykoli jednoduše souhlas písemně odvolat. Doporučujeme vždy odvolání souhlasu akceptovat, ať je učiněné jakkoli písemně (např. e-mailem nebo dopisem). Odvolání souhlasu však nemá vliv na dokumenty zaslané před odvoláním.

4. Dokumenty posílat zaměstnanci s vašim uznávaným elektronickým podpisem. Abyste uvedené dokumenty mohli digitalizovat, musíte je na vaší straně podepsat uznávaným elektronickým podpisem (zaručeném podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo kvalifikovaným podpisem). Tento podpis si musíte zajistit sami, můžete ho však v DigiSign využívat. Zaměstnanec žádný zvláštní typ podpisu nepotřebuje.

Pokud uvedené podmínky splníte a zaměstnanec vám přijetí potvrdí, je dokument doručený. I bez tohoto potvrzení je však dokument považovaný za doručený uplynutím 15 dnů ode dne doručení.

Více informací k digitalizaci jednostranných dokumentů najdete v § 334 až 335 zákoníku práce.

Využití DigiSignu

Jak již bylo uvedeno výše, DigiSign umožňuje splnění všech požadavků zákona na digitalizaci jednostranných dokumentů. Díky DigiSign můžete:

• Zaslat zaměstnanci zvláštní souhlas s elektronickým doručováním k doplnění soukromé e-mailové adresy a podpisu.
• Podepsat jednostranný dokument uznávaným elektronickým podpisem a doručit ho zaměstnanci prostřednictvím DigiSign.
• Udržovat digitální kontinuitu dokumentu i do budoucna pravidelným automatickým přidáváním elektronického časového razítka, například pro účely prokazování v soudním řízení.
• Evidovat, kdy došlo k odeslání dokumentu a kdy uplyne 15denní lhůta, po jejímž uplynutí je i bez potvrzení zaměstnance považován dokument za doručený.

2. Digitalizace dvoustranných dokumentů

Oproti jednostranným dokumentům je digitalizace následujících dvoustranných dokumentů jednodušší:

• Pracovní smlouva, DPP a DPČ, jakož i dodatky k nim
• Změny pracovního poměru (převedení, přeložení, dočasné přidělení)
• Dohoda o rozvázání pracovního poměru nebo o ukončení DPP a DPČ
• Další dohody, například:
  • Dohoda o srážkách ze mzdy
  • Kvalifikační dohoda
  • Dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty
  • Dohoda o náhradě škody
  • Konkurenční doložka
  • Dohoda o mlčenlivosti

Požadavky na vás

Digitalizace dvoustranných dokumentů vyžaduje splnění následujících podmínek:

1. Zaměstnanec vám písemně dá svůj soukromý e-mail. Podobně jako u jednostranných dokumentů, i ty dvoustranné musíte zaměstnanci posílat na jeho soukromý e-mail. Na podobě jeho svolení však už nezáleží. U nových zaměstnanců doporučujeme uvést e-mail přímo v pracovní smlouvě, ti stávající vám ho mohou například zakliknout v elektronickém systému nebo podepsat zvlášť přes DigiSign. Vzory souhlasu ke stažení.

2. Dokument jakkoli elektronicky podepíšete, vy i zaměstnanec. Jakkoli to právní předpisy výslovně nezmiňují, je vhodné dokument zasílaný zaměstnanci elektronicky podepsat. Stačí však prostý elektronický podpis, tedy jen jednoduché přidání a podepsání podpisového pole v DigiSign. Totéž učiní i zaměstnanec.

3. Počítejte s možností odstoupit. Od pracovní smlouvy, DPP, DPČ a jejich změn může zaměstnanec dle § 21 odst. 2 zákoníku práce do 7 dnů písemně odstoupit. Ale jen tehdy, pokud už na jejich základě nezačal pracovat. Více informací k digitalizaci dvoustranných dokumentů najdete v § 21 zákoníku práce.

Využití DigiSignu

Platí totéž jako výše u jednostranných dokumentů. S využitím DigiSign můžete jednoduše získat soukromý e-mail zaměstnance, doručovat mu na něj podepsané dokumenty a umožnit mu jejich podpis a uložení.

3. Digitalizace běžných dokumentů

Dokumenty, které jsme neuvedli v předchozích kapitolách, můžete digitalizovat jednoduše. Patří mezi ně například:

• Písemné informace (např. důležité informace o pracovním poměru dle § 37 a o DPP/DPČ dle § 77a zákoníku práce)
• Vnitřní směrnice
• GDPR dokumenty (souhlasy apod.)
• Záznam o absolvování školení (BOZP, požární ochrana, školení řidičů apod.)

I u těchto dokumentů lze doporučit přiložení prostého elektronického podpisu nebo elektronické pečeti z vaší strany. Doručení je možné jak na pracovní e-mail, tak na soukromý e-mail. Podpis zaměstnance se běžně nevyžaduje, v některých případech (např. souhlas se zpracováním osobních údajů) je však dobré ho mít. Znovu stačí pouze prostý elektronický podpis v DigiSign.

Využití DigiSignu

U těchto dokumentů lze DigiSign využít zcela svobodně a ulehčit si tím agendu seznamování zaměstnanců s mnoha dokumenty, které by měli znát. DigiSign vám zde může dobře posloužit i prokázání toho, že zaměstnanec se s určitým dokumentem seznámil. Eviduje totiž, kdy si zaměstnanec dokument otevřel, případně kdy ho podepsal.

Dokumenty ke stažení

Vzory souhlasů s elektronickou komunikací

Toto stanovisko eLegal advokátní kancelář k využívání DigiSignu pro HR