Integrace DigiSignu do Bitrix24

Pro klienta, který instaluje FV elektrárny, jsme implementovali digitální podepisování do Bitrix24. Navázali jsme na dlouhodobě fungující procesy, které byly dosud odladěné pro “papírové” podepisování.

"Celou integraci jsme zvládli za dva dny. To se obvykle nestává." To nám řekl Pavel Rypien, který celou integraci řešil.

Ve vJednom nasazují do firem systém Bitrix24. Ten komplexně řeší obchodní a provozní procesy, zákaznickou i interní komunikaci.

Workflow a jeho technické řešení

Klient má Bitrix nasazený už přes 2 roky, využívá v něm CRM, kalendáře, procesy a různé automatizace včetně generování cenových nabídek a smluvní dokumentace. Chybělo dořešit poslední krok digitalizace obchodního procesu - elektronický podpis smluv.

Příklad automatizace

Obchodník při sjednávání zakázky průběžně vkládá zákaznická data a podklady pro kalkulace do Bitrixu. Jakmile si s klientem “plácne,” zmáčkne magické tlačítko "Generovat smlouvy" a z wordovských šablon a dat v Bitrixu se připraví:

• smlouva o dílo

• příloha se specifikací díla, rozpočtem

• GDPR souhlasy

• plná moc pro jednání s provozovateli sítí

Dříve si obchodník dokumenty vytiskl a jel je podepsat ke klientovi.

Nově jsou dokumenty pouze elektronicky, mají vložená podpisová pole a jsou připravené k podpisu. Rovnou se vytvoří úkol “Kontrola smlouvy” pro back office. A nastavením stavu “Schváleno” se spustí podpisové workflow DigiSign.

To zajistí rozeslání dokumentů k podpisu všem zúčastněným, následné uložení podepsaných dokumentů do systému a iniciuje další kroky realizace zakázky.

Jak je řešené podpisové workflow jako celek

1. obchodníci sjednávají zakázku, zadávají průběžně data do Bitrixu; ukládají se sem veškeré informace, fotografie z místa instalace, technické podklady

2. jakmile je nabídka od klienta akceptovaná, obchodník "na klik" vygeneruje smluvní dokumentaci

3. každý dokument se generuje z wordovské šablony, ve které jsou vložené textové "placeholdery". Do nich se z databáze dynamicky všechno doplní - nacionále, technické specifikace, položky cenové nabídky i podpisová pole

4. vygenerované dokumenty se ukládají k zakázce

5. spustí se podpisové workflow, přes DigiSign se rozešlou výzvy k podpisům klientům; ty jsou také automaticky generované ze šablon

6. jako podepisující jsou rovnou nastavení jednatel firmy, a za klienta všichni spoluvlastníci (manželé, sourozenci…)

7. samotný obchodník smlouvy nepodepisuje, ale je uvedený jako příjemce cc kopie, takže rovnou dostane podepsané dokumenty

8. podepsané dokumenty se automaticky stáhnou do Bitrixu a nahradí původní návrhy smluv; díky verzování souborů je vidět historie

9. po podpisu se spouští navazující procesy, např. vystavení zálohové faktury, kontrola platby a přípravné práce

Automatické kontroly

Před odesláním obálek do DigiSignu probíhají různé kontroly, např.

• zda je přiřazený podepisující

• že přiložené soubory mají max 10 Mb

• jsou správně umístěná podpisová pole.

• telefonní číslo je validní telefonní číslo

• e-mailová adresa příjemců je validní

V případě chyby uživatel dostane informaci, co má napravit.

Okamžitý přehled o stavu zakázky

Pro interní potřeby do Bitrixu zaznamenáváme veškeré události související s podepisováním, jako:

• vygenerované smluvní dokumenty

• záznam o rozeslání výzev k podpisu

• přímý odkaz do DigiSignu na konkrétní obálku, kdyby bylo potřeba něco dohledat

• záznamy o jednotlivých realizovaných podpisech nebo třeba odmítnutích

• že byly dokumenty podepsané

• a že byly stažené k zakázce

Všichni tak mají rychlý přehled o stavu každé zakázky.

Zároveň máme dostupné i statistiky, jak dlouho samotné podepisování trvá, jestli je to srovnatelné mezi jednotlivými obchodníky, kde se zadrhávají termíny.

Je vidět, že smlouvy a dokumenty lidé čtou. Jde přece jen o vyšší investici. Podepsáno bývá většinou druhý den.

Pavel Rypien, správce IS Bitrix

Díky embedování nemusí uživatelé chodit do DigiSignu

Podepisujeme i ad-hoc smlouvy, které negeneruje systém, typicky dodatky smluv. Do nich je pak nutné ručně umístit podpisová pole a rozeslat. Běžně by se musel uživatel přihlásit do DigiSignu a vše udělat tam.

My ale používáme tzv. embedované (vkládané) obálky. Ty umí bez přihlášení zpřístupnit rozhraní DigiSignu jen a pouze pro vložení podpisových polí a finální odeslání připravených dokumentů.

Jejich výhodou je, že člověk řeší i podepisování jen v Bitrixu a nemusí se přihlašovat jinam. Zároveň je to bezpečné, protože práce s dokumentem je omezená jen na podpisová pole a vše je dostupné po dobu pouze 5 minut.

Embedované obálky umožňují našim lidem pracovat jen v Bitrixu. Nemusíme je učit další nástroj ani řešit zakládání a správu dalších uživatelských účtů.

Pavel Rypien, správce IS Bitrix

Se záseky na cestě pomohla podpora

API dokumentace zahrnuje “sluníčkový scénář” kdy všechno funguje a není potřeba nic řešit. Já musel řešit i nesluníčkové věci, jako:

• občasné vrácení obálky kvůli telefonnímu číslu - DigiSign má jinou validaci, než my, nám prošla někdy i pevná linka (poněkud problematické pro doručení SMS)

• chybové kódy - některé chybové hlášky nebyly návodné - např. "chyba přílohy" mi moc nepomohla, když se mi povedlo prohodit ID dokumentu a ID souboru

• příjemce kopie musel mít zadané telefonní číslo, i když nepodepisuje; nebylo to v dokumentaci

• v dokumentaci k API chyběly informace o možných hodnotách jednotlivých polí při podpisu na zařízení zprostředkovatele. Jediný způsob jak přijít na to co vyplnit do API, bylo naklikat to v GUI a pak si stáhnout jak vypadá výsledek.

Všechno jsme ale vyřešili s podporou. Funguje fakt rychle.

Proč jsme nepoužili na podepisování samotný Bitrix

Bitrix má modul pro digitální podepisování. Nám ale nestačil, protože

• není česky

• nedají se customizovat e-mailové výzvy k podpisu

• nedají se automatizovaně přikládat vlastní dokumenty (např. ve wordu)

• nepochopitelně nejdou využívat data uložená v Bitrixu

• ověření podepisujících je možné pouze přes e-mail

• vyžaduje podepisování po jednotlivých dokumentech, neumí obálky

Zvažovali jsme i jiné české podpisové nástroje, ale ty neuměli embedování obálek, měly komplikovaně řešené vkládání podpisových polí nebo podpisy řešily po jednotlivých dokumentech.

Shrnutí: co nám s implementací nejvíc pomohlo

Zpětně viděno, tak zásadní bylo:

• bohaté Rest API a implementační manuál

• placeholdery i pro vkládání podpisů - nemuseli jsme vůbec řešit, jak podepisované dokumenty vypadají - prostě se podpis vloží tam, kam to v šabloně určím

• webhooky - díky nim sledujeme stav zakázky a pracujeme s dokumenty

• funkce embedování obálek - díky nim nemusí uživatelé vůbec používat rozhraní DigiSignu, vše vyřeší jen v Bitrixu.

Integraci podepisování jsem měl za den hotovou, to se nestává. DigiSigní API je perfektně zpracované a dobře se implementuje.

Pavel Rypien, správce IS Bitrix