M&M reality: Podpis smluv na dálku je obrovský benefit pro klienty i makléře

Na počátku roku 2020, s nástupem epidemie koronaviru, bylo spoustu firem postaveno před výzvu, jak udržet svůj byznys v běhu. Stejně na tom byla i skupina M&M reality. Vedení obchodní sítě se potýkalo s problémem, kdy někteří klienti měli obavu z osobního setkávání s makléři. Vázl proto nábor i prodej nemovitostí. Hledali tak způsob, jak uzavírat obchody (nábor a prodej nemovitostí) na dálku.

Po rychlé konzultaci s právníky bylo jasno - pojďme používat kontraktační platformu, jakou je např. celosvětově známý DocuSign. Poskytuje vysokou míru právní jistoty, funguje na dálku, lidem stačí na podpis jen telefon a e-mail.

Ideální varianta - rychlé napojení do vlastního informačního systému - nebyla v řádu týdnů reálná. Proto vedení rozhodlo, že bude dokumenty k podpisu přes platformu rozesílat ručně backoffice. Díky tomu se mohl začít používat digitální podpis na dálku hned další den.

Rozesílat desítky smluv denně ručně nejde

Řešení, které bylo původně vymyšleno pro jednotky případů ale nabralo úplně jiný směr. Makléři si způsob podpisu natolik oblíbili, že během 2 týdnů začalo na backoffice chodit stovky požadavků o zajištění “SMS podpisu”, jak se tomu ve společnosti začalo říkat. Důvod byl jasný: makléřům i klientům to šetří čas a peníze. A makléři si také uvědomili, že díky SMS podpisu mohou poskytovat lepší službu a mít spokojenější klienty.

S tak rozsáhlým využitím se sice nepočítalo, ale dávalo obrovský smysl. Společnost M&M reality se tedy rozhodla digitální podpis adaptovat v největším možném rozsahu. To znamená:

• ověřit, u jakých všech smluv je to z právního pohledu možné a nastavit makléřům jasná pravidla
• integrovat podpisovou platformu do firemních IT systémů

I bezpapírové dříve znamenalo osobní

Společnost měla již několik let zavedený plně bezpapírový proces díky vlastnímu řešení StormmBook (dodnes jako jediná na trhu). Podpis ale probíhal fyzicky na tabletu, takže to situaci neřešilo. Bylo však procesně na co navazovat.

V tu chvíli už ale měla společnost s digitálním podpisem nějaké zkušenosti a současná kontraktační platforma (americký DocuSign) začala být nevyhovující. Důvodů bylo více:

• 80 % klientů podpis zvládla, ale někteří s tím měli problém. Aplikace obsahovala prvky, kterým někteří klienti nerozuměli, a nešlo to změnit. Např. nabízela podpis formou výběru fontu, na to klienti reagovali, že takto se nepodepisují a odmítli to.
• Podobně nezvládali “nakreslení” podpisu myší na počítači
• Platforma nabízela klientům před podpisem stažení mobilní aplikace, ale tam se klienti ztratili, protože po instalaci se jim neobjevila smlouva k podpisu.
• Kromě toho zůstávaly některé části aplikace v angličtině, přestože byla nastavena čeština.

Ani cenová politika poskytovatele nebyla úplně optimální. V případě této společnosti roční poplatky po integraci dosahovaly více než 1 milion Kč.

Výběr vhodné platformy

Nakonec si společnost M&M reality zvolila kontraktační platformu DigiSign, která vyhovovala ve všech oblastech a nabídla i něco navíc - např. službu autorizovaného doručení nebo kombinaci biometrického podpisu na tabletu se vzdáleným SMS podpisem.

Výsledkem je, že:

• společnost využívá DigiSign u více než 50% zakázek
• celkem více než různých 2500 smluv měsíčně
• 80% kontraktů je uzavřeno do 24 hodin a některé zakázky to zkrátilo až o týdny.

V realitách je to o makléřích. A ti jsou z DigiSignu nadšení, už během pilotního provozu na několika pobočkách se hlásili o zapojení další. Plná integrace Digisignu do našich IT systémů jim totiž obrovsky ulehčila práci a zvedla prestiž u klientů. Na podpis smluv se nemusí znovu scházet s klienty, ti si je přečtou doma v klidu a podepíšou na dálku. Já sám za IT oceňuji skvělou technickou podporu při integraci, výborné vše zahrnující API a vstřícnou cenovou politiku.

Štěpán Lebruška, IT oddělení, M&M reality holding

Příklady, kdy SMS podpis ušetří čas a peníze při prodeji nemovitosti:

• Rezervační smlouvy. Klient chce koupit nemovitost, makléř mu na prohlídce předloží rezervační smlouvu, ale klient ji nechce podepsat na místě, chce si ji v klidu doma přečíst. Pochopitelně, jde o hodně peněz. Jakmile se ale seznámí s obsahem, nemusí se s makléřem znovu scházet, podpis udělá během 2 minut z pohodlí domova. Stejná situace je i na straně prodávajících. Digitální podpis všem stranám šetří čas a zvyšuje spokojenost se službami realitní kanceláře.
• Dodatky smluv, i těch uzavřených původně “papírově”. Pokud se nemovitost nepovede ve sjednaném období prodat, např. z důvodu vysoké ceny, může klient podepsat s makléřem dodatek o prodloužení spolupráce. Nebo dodatek o změně ceny. Nebo dodatek o čemkoliv, aby se prodej urychlil. Využití písemného dodatku je v takovém případě správná cesta, pořádek dělá přátele. Ale proč by se kvůli němu měli znovu scházet? Podpis na dálku opět šetří čas, peníze a zvyšuje spokojenost klienta.
• Dohody mezi více prodávajícími. Případ, kdy nemovitost zdědí více sourozenců. Často se o prodej stará jen 1 z nich a společně se domlouvají pouze na kupní ceně. Umíte si představit, jak skvělou službu udělá makléř zástupci prodávajících, pokud se s ostatními sourozenci nemusí domlouvat na podpisu každého dokumentu osobně a místo toho to udělají na 3 kliknutí z pohodlí domova? Spokojená bude samozřejmě strana kupujících, protože obchod proběhne mnohem rychleji.
• Klient v zahraničí, nebo prostě “daleko”. Jeden z prodávajících žije v zahraničí. Takový obchod by bez online digitálního podpisu pravděpodobně ani nevznikl.
  Zdraví. Větší bezpečí v období jakékoliv epidemie (vč. Covid-19) - klient se může při schůzce podepsat na vlastním telefonu, ničeho se nemusí dotýkat.

Spokojení jsou jak makléři i klienti:

• “Nyní fungují SMS podpisy super, zvládají to i starší ročníky. Těším se na doplnění funkce pro vyfocení a přiložení OP.”
  J. Pavel, makléř M&M reality
• “Musím to pochválit, za poslední týden i první klienti 65 let+ to zvládli” L. Bulvasová, makléřka M&M reality
• “Ano, při koupi domu to bylo skvělé, mohli jsme smlouvy podepsat v klidu večer. Akorát nechápu, proč tímto způsobem nešel objednat i energetický štítek, to musíte ještě vylepšit :-)” S.H., klient M&M reality