Jak Evidentist podepisují DigiSignem v Raynetu

Oblíbené české CRM Raynet má integrovaný DigiSign. Umožňuje tak svým uživatelům digitálně podepisovat dokumenty přímo z prostředí Raynetu a automatizovat obchodní procesy. Svou zkušenost popsal Michael Illa na svém Linked IN a dovolil nám ji sdílet.

Kolik času ztrácíte papírovými smlouvami? V Evidentistu podpis smlouvy řešíme na pár kliků a zcela digitálně. Chcete taky? Tak nás okopírujte 💡

Před digitalizací procesu jsme měli docx šablony smluv, které jsem vždy per zákazník musel upravit tak, aby reflektovaly nastavení služby dle přání zákazníka.

Pak se podepisovalo - někdy elektronicky, někdy (většinou) propiskou na papír. Smlouvy se pak posílaly e-mailem nebo se vozily do kanclu do archivu. Občas jsme narazili i na případy, kdy zákazník už 6 měsíců Evidentist platil, ale smlouvu doposud podepsanou neměl (prostě bordel v administrativě).

Příprava jedné takové smlouvy mi zabrala kolem 45 minut. Ale protože jsme zatím malí, tak jsem to tolik neřešil. Jenže když jsem v jednom měsíci musel natřikrát chystat dvě různé smlouvy, došla mi trpělivost a proces jsme zdigitalizovali.

Pro trackování našich obchodních příležitostí používáme RAYNET CRM. V Raynetu je šikovné rozšíření od DigiSign.cz, díky kterému podepisujeme dokumenty digitálně a prostřednictvím uživatelsky přátelského rozhraní, které obslouží i vaše babička. Raynet i Digisign jsou v tomto fakt boží.

Díky Raynetu a jeho rozšíření DigiSign podepisujeme dokumenty digitálně a prostřednictvím uživatelsky přátelského rozhraní, které obslouží i vaše babička. Raynet i Digisign jsou v tomto fakt boží.

Michael Illa, product owner Evidentist

Nově náš proces vypadá takto:

1. Od momentu vzniku leadu automaticky zakládáme Obchodní případ (OP) v Raynetu.
2. Jakmile zákazníka převedeme na free Trial Evidentistu, v OP vygenerujeme Předávací protokol na skladovou čtečku a spustíme podpisové workflow.
3. Protokol podepíšeme digitálně my i zákazník.
4. Pokud zákazníka z Trialu zkonvertujeme na placenou verzi Evidentistu, vyplníme OP zákazníka tak, aby reflektoval to, co zákazník objednal.
5. V OP vygenerujeme Smlouvu na poskytování služeb jako vlastní šablonu. Smlouvu podepíše digitálně jednatel firmy, poté zákazník. Poté smlouvu založí asistentka jednatele na Sharepoint s ostatní dokumentací.

Pro jednotlivé výše popsané kroky máme v Raynetu nastavenou automatizaci. Tj. společně s podpisem protokolu se přesune OP automaticky do stavu “Aktivní trial” a s podpisem smlouvy pak do stavu “Výhra”.

Proces nastavil v Raynetu kolega Vojtěch Oravec, který předtím s Raynetem nikdy nepracoval, za nižší jednotky hodin. Tak jednoduché to je.

Evidentist.cz je digitální produkt. Pokud chceme zákazníkům říkat, že potřebují digitální nástroje a sami nebudeme digitální, jsme onou kovářovou kobylou, která chodí bosa. A to my tuze nechceme.