Digitální podepisování ušetří v ISTA.cz 60 tisíc papírů ročně

Přes 40 000 stran dokumentů museli v ISTA ručně skenovat list po listu každý rok. Už v prvním roce nasazení DigiSignu to snížili o 2/3. V roce 2025 ušetří kolem 60 tisíc papírů.

ISTA.cz měří a rozúčtovává spotřebu energií v bytových domech. V Česku má instalovaných 1,2 milionu moderních měřidel s dálkovým odečtem ve 150 tisících domácnostech. ISTA vyrábí vlastní sofistikovaný hardware pro měření i výpočtový software. Zároveň vyvíjí moderní software, který lidem pomáhá šetřit náklady. Zákazníkem jsou hlavně SVJ a správcovské firmy.

Jak digitální podepisování zaváděli a jak jim zjednodušuje život nám popsal projektový manažer pro pobočky ISTA v Česku a na Slovensku Petr Sezemský.

Letos už nemusíme skenovat 17 tisíc listů papíru

Naše papírové smlouvy byly vždycky "zapečetěné" notářkou mašličkou. Jejich skenování tak bylo časově enormně náročné, musely se skenovat manuálně list po listu, protože nešly ani dát do podavače. Kolegyně na backoffice z toho byly vždycky nešťastné.

Tím, že za první rok se nám podařilo uzavřít 55 % smluv digitálně, nemusíme letos naskenovat kolem 17 tisíc stran dokumentů.

Také elektronická archivace je mnohem jednodušší a efektivnější. Na nové smlouvy nebudeme potřebovat další místnost plnou regálů.

DigiSign podporuje naši systematičnost

My jsme velice systematičtí a pořádkumilovní. V tom nás DigiSign podporuje, takže můžeme i digitálně zachovat náš systém "balíčku" samostatných smluv. Typicky s jedním klientem máme uzavřenou jednu rámcovou smlouva a dalších 5-10 smluv na jednotlivé služby.

Byť se to zdá komplikované, velmi to všem zjednodušuje orientaci a pochopení cen. Ceníkových položek a kategorií máme spoustu, a tento formát je nejen pro klienty srozumitelnější. A když jedeme po 10 letech na servis, najdeme si jednoduše v historii jednání dokument a máme vždy jasno. O rozsahu služby, ceně i o instalovaných zařízeních, do kdy a na co platí záruka, jak má probíhat servis apod.

Digitální podepisování je největší procesní inovace v obchodu za posledních roky

Máme zkušený obchodní tým, většina kolegů tu pracuje přes 10 let. Jsou mezi nimi digitální tahouni s 90 % elektronických smluv i papíroví romantici s 80% podílem smluv papírových. Pozitivní je, že se daří elektronicky uzavírat s předsedy SVJ v důchodovém věku.

Digitální podepisování je největší procesní inovace v obchodu za poslední roky.
Obchodní tým ISTA

Za SVJ většinou podepisují dva lidé, které bývá komplikované dostat ve stejný čas na stejné místo. když může každý z nich v klidu podepsat doma, odpadá velká část problému. Digitalizace nám šetří čas na sjednávání podpisových schůzek, dohánění podepisujících, upomínání, sledování stavu.

DigiSign nám také hlídá lhůty. Typicky máme nastavené automatické upomínky podpisu hned po odeslání. Máme i časově omezenou platnost smlouvy na 90 dnů, neřešíme díky tomu zpětné požadavky na úpravu ceny, pokud se změní ceníky.

Už se nestane, že kvůli jednomu podpisu pojedeme znovu k zákazníkovi

Jednou z nevýhod našich papírových smluv byl jejich počet. Mezi 10 dokumenty občas klient jeden podpis přehlédne. To pak musíme zpět k němu nebo on k nám. To se s digitálním podpisem nestane.

V Česku i na Slovensku jsme rychlejší, než v Polsku

Zajímavé je srovnání stavu digitalizace mezi Českem, Slovenskem a Polskem. My v Česku máme v prvním roce fungování 55% podíl elektronických smluv a na Slovensku 47 %. V Polsku měli první rok asi 25 % a teď atakují 45 %.

Jednoduché pro klienty, plnohodnotné pro právníky

V naší práci jde o peníze, pečlivost, preciznost. A takové máme i právníky. I pro ně je podpis přes SMS a e-mail dostatečně průkazný, v praxi dokonce i více, než podpis na papíře. Protože načmárat podpis za někoho druhého je podle nich jednodušší, než vzít cizí mobil, nabourat se do něj, k tomu ještě do e-mailu a dokumenty podepsat.

Jaké dokumenty podepisujeme

Pro nás je zásadní obchodní dokumentace, rozjezd v HR zatím připravujeme. Jde tedy hlavně o

• smlouvy o dílo - typicky na dodávku a montáž měřičů vody, tepla, elektřiny

• smlouvy o nájmu přístrojů

• smlouvy o rozúčtování nákladů na energie

• smlouvy o ochraně osobních údajů

• VOP

• dodatky smluv

Procesy po technické stránce

Smluvní dokumentaci připravujeme (generujeme) s různou mírou automatizace už roky. Využíváme náš informační systém, nástroj GenRayn a k tomu propojené CRM Raynet.

Procesní kroky podepisování máme ve dvou stavech: plně automatizované procesy a manuálně spouštěné poloautomatizace; okrajové scénáře řešíme rychlými manuálními úpravami.

Postup podepisování:

• prvotní data klienta získáme z ARESu napojeného na CRM, který je napojený na jedny z nejlepších veřejných rejstříků v Evropě

• data o zakázce a klientovi vedeme v CRM (Raynet)

• ceníky, specifikace služeb máme také v Raynetu

• na pár kliků v Raynetu iniciujeme přípravu smluvních dokumentů (ty generuje náš interní systém GenRayn), připravené dokumenty se zároveň uloží k zakázce

• dokumenty podle pravidla 4 očí zkontrolujeme

• a náš systém pomocí API kompletně založí v DigiSignu obálky k rozeslání, se všemi adresáty, upomínkami, podpisovými poli, pořadím podepisujících

• po úspěšném podpisu se upraví stav zakázky v Raynetu, automaticky archivuje dokumenty, a spustí další automatizované akce, např. distribuce jednotlivých smluvních dokumentů na příslušná oddělení, úpravy administrace pro další analýzy atp.

• průběžně aktualizujeme stav zakázky v Raynetu na základě webhooků

• mohou nastat problémy s doručením obálek, typicky kvůli chybě v e-mailu či telefonním čísle, to pak řešíme korekcí obálky

Napojení na interní aplikace i Raynet jsme si realizovali sami. S metodickou podporou od DigiSignu.

Vysoká míra akceptace není náhoda

Tvrdě jsme pracovali na tom, abychom pro klienty vybudovali co nejjednodušší a jim nejdostupnější způsob podepisování. Proto se vědomě vyhýbáme podpisu certifikáty a vlastně i bankovní identitou. Telefon a e-mail má každý a každý z našich klientů jej umí obsluhovat.

Na druhou stranu, za SVJ často podepisují lidé v důchodovém věku, elektronické podepisování znají pouze okrajově. Nejen pro ně máme připravené podpůrné materiály.

Už v úvodním e-mailu k akceptaci nabídky odesíláme info, že budeme podepisovat elektronicky, jaké to má náležitosti, že je to právně v pořádku. Přikládáme i screenshoty z aplikace v průběhu podepisování.

A když někdo volá na obchodníky pro pomoc, mají jednoduchou radu: v aplikaci následujte modrou stezku.

DigiSign je jednoduchý na používání. A když náhodou volají klienti o radu, většinou stačí říct: následujte modrou stezku.

Petr Sezemský

Závěr?

Nemusíme tolik skenovat, nemusíme tisknout, nemusíme dohánět klienty k podepisování, nemusíme se trápit s manuální archivací a četnou administrativou, která je při naší velikosti a pozici na trhu nezbytná pro neustálé analýzy a rozhodování na základě dat. A až na pár papírových romantiků využíváme DigiSign naplno.