Digitální podepisování přes Google Docs a DigiSign v Salsita Soft

Salsita vyvíjí webové systémy a aplikace na míru pro světové firmy jako ebay, Avast, SAP nebo GoodData. Vyvíjí i vlastní produkt - AI poháněný 3D konfigurátor produktů pro e-shopy.

Veškerou personální dokumentaci řeší v Google dokumentech, s pomocí jednoduchých skriptů a DigiSignu. Jak fungují HR procesy nám řekla Klára Březinová, HR/Payroll Specialist.

Digitálně už řešíme naprostou většinu HR agendy

Máme to tu pestré. Čeští i zahraniční zaměstnanci a kontraktoři, pobočky v Praze a Ostravě, remote workers, komunikace (a dokumenty) v češtině a v angličtině. Vše musíme zvládat s noblesou a bezchybně.

Jako IT firma samozřejmě už dlouho řešíme vše co jde digitálně. Hromadně si generujeme kontraktorské smlouvy, rozesíláme výplatní pásky, máme vlastní miniCRM.

Na počet podpisů tvoří většinu naší agendy:

• smlouvy s kontraktory

• různé dohody se zaměstnanci např. o home office

• růžová prohlášení, Evidenční listy

• seznámení se směrnicemi, Privacy policy

• doklady o školeních

• a po novele Zákoníku práce i pracovní smlouvy, DPP, DPČ, jejich dodatky

Místo toho, abych obíhala kolegy s papírem pro podpisy, vše vyřídím digitálně a raději si s nimi dám kávu a popovídám.

Klára Březinová, HR/Payroll Specialist, Salsita Soft

Google workspace + DigiSign = automatizace bez prostředníků

V Salsitě využíváme naplno Google workspace - disk, dokumenty, tabulky, skripty. Díky tomu nepotřebujeme ani speciální CRM nebo personální systém.

Umožňuje nám to automatizovaně generovat šablonovité dokumenty, rozesílat je nebo převádět do .pdf. A nepotřebujeme k tomu ani nástroje jako Make nebo IFTTT, stačí nám Google Apps Script.

Ukázka automatizace pro hromadně generované dohody s kontraktory

Šablony v Google dokumentech s placeholdery, tabulky s daty a jednoduché Google skripty. Tím automatizujeme práci na 80 % HR dokumentace.

Klára Březinová, HR/Payroll specialist, Salsita soft

Na zakázkách spolupracujeme s desítkami kontraktorů různých specializací. Zakázky řešíváme většinou na dobu 3 měsíců, takže každý kvartál uzavíráme desítky individuálních Prováděcích smluv. Ty zahrnují údaje o kontraktorovi, jeho zapojení na zakázkách, rozsahu spolupráce, ceně, termínech atd. Funguje to takto:

• máme Google tabulku s daty o kontraktorech a zakázkách, obsahuje mj. jméno, telefon, e-mail, údaje o přidělené zakázce, termíny, odměny

• máme šablony smluv v Google dokumentech, vždy v české a anglické verzi

• pomocí Google Apps skriptu vygenerujeme Prováděcí smlouvy pro dané období; veškeré smlouvy se uloží jako samostatné Google dokumenty do speciální složky

• manuálně smlouvy zkontrolujeme a jednotky specifických upravíme

• poté znovu spustíme skript, který

  1. vygeneruje z upravených dokumentů .pdf

  2. v DigiSignu založí samostané obálky pro každého kontraktora, přednastaví veškeré údaje

  3. přiloží příslušné dokumenty

  4. vloží do nich podpisová pole na placeholderem určené místo

• my založené obálky jednotlivě zkontrolujeme a rozešleme

• po podpisu si kontraktoři smlouvy stáhnou, my také a ukládáme na Google disk.

Technicky by šlo vše provést “na jeden klik” - vygenerovat smlouvy, nechat je DigiSignem rozeslat a podepsat. Ale vždycky jsou nějaké drobné výjimky, specifika a my máme rádi věci pod kontrolou. Proto vše “jen” předpřipravíme a finální krok udělá člověk.

Podobným způsobem si zjednodušujeme práci s dalšími typy dokumentů:

• GDPR souhlasy, dokumentaci

• seznámení s Privacy policy

• vstoupení do našeho Virtual Shares / Bonus Programu

• dohody o home office

Technické provedení v Google Apps Script

Pro generování dokumentů používáme Google Apps Script. Zásadní výhodou je, že můžeme nativně využívat veškeré funkce Google dokumentů, tabulek, disku. Takže jednoduše manipulujeme se soubory, můžeme je upravovat, přesouvat, filtrovat data z tabulek, všechna data dál využít. A podporuje to využití API třetích stran, tedy i DigiSignu.

Pro podepisování samotné bylo zásadní, jak vložit pole pro samotný podpis. V DigiSignu je to naštěstí jedoduše řešené pomocí textových placeholderů. Takže my si do výsledného dokumentu jednoduše vložíme text _sign_salsita_ nebo _sign_contractor_ a tam se nám vloží příslušný podpis.

Doprogramovat podepisování mi zabralo sotva půl dne práce u kafe. Celý skript má 180 řádků. Nic složitého.

Jan Kotrlík, DevOps engineer

Digitalizace není jen o zrychlení, ale i o uživatelském komfortu a snížení chybovosti

My jsme v oboru IT. Pracují tu super lidi, jen často nemají v lásce papíry a jakoukoli administrativu. Platí to snad pro všechny, od kontraktorů až po našeho jednatele. Zásada pak zní: nezatěžovat naše zaměstnance administrativou, nastavit co nejjednodušší procesy, udělat všechno ideálně najednou a na jeden klik.

Co nám díky digitalizaci odpadlo:

• věčné skenování a archivace dokumentů (strašná ztráta času)

• kompletace a kontrola podepsaných dokumentů

• urgování podpisů na všech stranách

• přeposílání dokumentů poštou na ostravskou pobočku a zpět

• dohledávání papírových dokumentů, které jsme neměli naskenované

• čekání na podpis jednatelem i na naší straně (nepříjemnost hlavně na začátku měsíce při nástupu nových kolegů)

Náš jednatel měl často plnou podpisovou knihu… na konci měsíce jsem ho musela urgovat, podepisování hory dokumentů nesnášel. Digitálně mu to nevadí. 🙂

Klára Březinová, HR/Payroll Specialist, Salsita Soft

Zvažovali jsme DocuSign a DigiSign

Nástroj pro podepisování jsme vybírali v roce 2023. Kvůli našemu zaměření na zahraničí jsme původně zvažovali hlavně DocuSign, naši partneři jej znají. Je na nás však zbytečně komplikovaný, nepodporuje bankovní identitu a cenová politika je snad z jiné planety.

Zvažovali jsme DocuSign, ale byl pro nás zbytečně komplikovaný a měl cenovou politiku z jiné planety.

Klára Březinová, HR/Payroll Specialist, Salsita Soft

K tomu u kolegů programátorů jasně zvítězilo DigiSign API, protože je super jednoduché a je tam vše a my můžeme fungovat stále pouze v našem ekosystému Google Workspace.

Všechno jsme zvládli sami

Rozjezd digitálního podepisování pro nás byl jednoduchý. Procesy máme odladěné, jen jsme potřebovali eliminovat zbytečné papírování, posílání dokumentů poštou, obíhání kolegů na pražské pobočce, skenování, archivaci a dohledávání dokumentů. A to se s DigiSignem podařilo.