Digitální podepisování leasingových smluv s BankID ve SGEFu

"550 podepsaných dokumentů pomocí BankID, 170 elektronicky identifikovaných fyzických osob bez nutnosti předložit jakýkoliv identifikační průkaz, 5 % všech klientů na end-to-end digitálně cestě, 7 % všech smluv.

To jsou první čísla za dva měsíce od zahájení ostrého provozu digitálního podpisu v prostředí B2B2B na bázi BankID. Silná pozitivní zpětná vazba od všech zúčastněných stran. Od klientů i od dodavatelů."

Tak zhodnotil nasazení DigiSignu Petr Němec, COO/CFO ve SGEFu

Jaké další zkušenosti mají ve SGEFu s digitálním podepisováním?

Société Générale Equipment Finance (SGEF) patří mezi přední finanční společnosti v České republice a na Slovensku. Poskytuje finanční leasing, operativní leasing a úvěry téměř pěti tisícům klientům. Za rok 2022 dosáhl objem nových obchodů 14,6 miliard korun.

Od poloviny roku 2022 SGEF podepisuje smlouvy digitálně přes DigiSign a BankID. A má velké ambice: do konce roku 2025 digitalizovat 90 % agendy.

Jádro podpisové agendy tvoří vícestranné leasingové a úvěrové smlouvy s AML ověřením identity podepisujících a unikátním podpisovým workflow na míru.

Smlouvy s klienty rychleji, bez týdenního čekání na poštu a archivace tun papírů

Digitalizace administrativně složité agendy přinesla SGEFu:

• významně rychlejší uzavírání smluv - do 24 hodin místo do 10 dnů
• spokojenější klienty
• zvýšení jistoty partnerů, dodavatelů
• úsporu času partnerům
• časové úspory obchodního týmu v rozsahu 2-3 hodiny na smlouvu, tj. cca 500 hodin / měsíc
• jednodušší schvalovací i archivační agendu
• nižší ekologickou stopu - netisknou se stohy papíru a omezila se spotřeba pohonných hmot

Jak ve SGEFu digitální podepisování zavedli, jsme se zeptali implementačního týmu pod vedením projektového manažera Pavla Synka.

Jakou jste měli motivaci zavést digitální podepisování?

“My jsme se těšili na den, kdy budeme moct všechny ty věčné papíry vyhodit.”

Implementační tým SGEFu

Digitalizaci jsme řešili, protože dosavadní papírová praxe měla několik zásadních nevýhod:

• zabírala neúměrně času našich pracovníků na tisk, kompletaci, distribuci podepisujícím, skenování i fyzickou archivaci dokumentace
• zdlouhavé sjednání “podpisových” schůzek s jednateli, řediteli. Tito lidé jsou velmi vytížení, tráví spoustu času mimo kancelář, jsou těžko k zastižení.
• časové prostoje způsobené čekáním na doručení dokumentace poštou. Dokumenty putují poštou nejméně týden, ale někdy i týdny dva.

A tak jsme se hned s příchodem BankID chopili příležitosti se papírů zbavit a celý proces zrychlit.

Jaké jste měli požadavky na podpisový software?

Zcela zásadní bylo AML ověření pomocí BankID. SGEF je povinnou osobu dle AML zákona, a tak musíme při podpisu ověřit totožnost klienta.

Vyhovuje pro B2B2B obchody, kdy dokumentaci podepisuje více subjektů – typicky my, nájemce, dodavatel a ručitel.

Nastavení podpisových kombinací. Každý z podepisujících podepisuje a vidí jen a pouze ty dokumenty určené pro něj a žádné jiné. Takže například dodavatel předmětu financování vidí a podepisuje se SGEFem Smlouvu o odkupu, ale nevidí už naši leasingovou smlouvu s klientem. Takové nastavení práv uměl pouze DigiSign.

Nic neinstalovat. U našich klientů vnímáme různou úroveň IT dovedností, zkušeností s elektronickou komunikací. Chtít po nich cokoli instalovat by bylo komplikované. Mnozí z našich korporátních klientů ani sami nic instalovat nesmí.

Čeština a české reálie. Uživatelské prostředí i podpora pro klienty (i pro nás) v češtině.

Podpora integrací. Integrace na naše interní systémy nám umožnila automatizovat proces a zadávat všechny informace z jednoho místa a pouze jednou.

Z funkčních a procesních věcí nám šlo dále o:

• dávkové (hromadné) podepisování dokumentů
• flexibilní podpisové workflow
• udržení smluvní dokumentace k obchodní transakci v jedné obálce
• postupné rozšiřování aplikace o nové funkce na míru
• možnost kombinovat různé podpisové metody v rámci jedné obálky
• rozumnou cenovou politiku

Další požadavky jsme měli v oblasti Security a Compliance. Vzhledem k tomu, že jsme součástí Skupiny Komerční banky, je pro nás samozřejmostí dodržovat vysoké standardy. Ne každý dodavatel je dokáže naplnit. Roli hrálo např. doba působení na trhu, počet zaměstnanců, reálná zkušenost s elektronickým podepisováním, ISO certifikace i flexibilita systému.

Jak funguje unikátní nastavení práv a distribuce dokumentů

Při našem počtu 5000 obchodních případů ročně potřebujeme specificky řešit distribuci smluvní dokumentace.

Běžný obchodní případ znamená připravit k podpisu dokumenty pro všechny smluvní strany. Nicméně každé smluvní straně je určena pouze část dokumentů. Některé dokumenty podepisuje pouze nájemce, jiné podepisuje pouze dodavatel a pak jsou i dokumenty, které podepisují smluvní strany. V případě ručitele jsou podpisové kombinace ještě složitější.

Kvůli přehlednosti jsme požadovali udržet dokumentaci k obchodnímu případu “v jednom balíku” a veškeré podpisy vyřídit na minimum kliknutí & ověření. Podpisové schéma vypadá obvykle takto:

Principiálně to funguje jednoduše:

• Smluvní dokumentace se vygeneruje v interní aplikaci a po kontrole se přes API automaticky nahraje včetně podepisujících osob do DigiSignu.
• V DigiSignu už máme z IS přednastavené role signatářů - jaký dokument podepisují, jaký pouze vidí a jaký zůstane skrytý.
• Všechny dokumenty za nás podepíšeme (najednou, na jednu autorizaci) a rozešleme; zde podpis plní roli potvrzení správnosti z naší strany.
• Jednotliví signatáři vidí své dokumenty, např. ručitel pouze a jen smlouvu o ručení, ověří se pomocí BankID a na klik podepíší všechny přiřazené dokumenty.
• Poté podepíšeme za SGEF a tím je smlouva uzavřená.
• Nakonec proběhne distribuce dokumentů všem smluvním stranám.

"Pouze DigiSign uměl naplnit náš požadavek, aby každý viděl jen dokumenty pro něj určené."

Pavel Synek, Business analyst and Project manager ve SGEFu

Nechali jsme si od DigiSign naprogramovat jednu speciální funkci. A tou je delegování podpisů. Používáme ji hlavně pro případy, kdy přesně nevíme, kdo bude za druhou stranu podepisovat, zejména tedy u velkých společností, kde je více jednatelů nebo prokuristů. Mail s odkazem na unikátní podpisovou transakci pak může být přeposlán konkrétní osobě.

80 uživatelů po 3 měsících pilotního provozu

Loni v prosinci jsme zahájili pilotní provoz s využitím webového rozhraní, od konce března jedeme naplno. V DigiSignu pracují především obchodníci a náš backoffice, a podepisují vedoucí pracovníci.

Nejdříve jsme pracovali se třemi lidmi v jednom týmu a asi po dobu dvou měsíců jsme ladili proces a řešili například toto:

• integraci a uchovávání auditní stopy k transakci
• přípravu podpisových šablon s našimi maticemi práv pro různé signatáře
• dotazy a námitky klientů, kteří nejsou zvyklí na digitální agendu
• dlouho a pečlivě jsme zvažovali, jaké informace vložíme do samotného podpisu
• naše vlastní podpisové procesy, interně se totiž podepisujeme pomocí osobních kvalifikovaných certifikátů

Poté jsme postupně zapojili dalších 80 kolegů a kolegyň, včetně několika externistů. Jejich zaškolení bylo celkem jednoduché, protože po technické stránce nejde o nic komplikovaného. Zásadní byla příprava na práci s klienty, zejména s jejich “ne/důvěrou” v nové technologie.

Velkou pozornost věnujeme edukaci klientů

S klienty pracujeme postupně. Ukazujeme jim celý proces digitálního podpisu a pomáháme jim s prvními krůčky. Lidé sice mají povědomí o bankovní identitě, ale její používání nemají zažité a spojují si s ní několik mylných předsudků. Naši obchodníci své klienty tedy učí a vyvrací nejčastější omyly:

• „Opravdu to digitálně platí, jako na papíře?“ (Ano, samozřejmě, vychází to z tzv. eIDAS).
• „Když se přihlásím na podpis přes banku, tak uvidíte na můj bankovní účet ?“ (NE, neuvidíme, banka nám předá jen a pouze nacionále podepisujícího).
• „To nepůjde podepsat, my máme firemní účet u banky, která bankovní identitu nemá.“ (Za firmu vždy podepisuje člověk jako fyzická osoba, a ta může mít úplně jinou banku.)

Zpracovali jsme Desatero digitální podepisování, které naši obchodníci posílají klientům, nebo informační stránku k digitálnímu podepisování.

Celé desatero si můžete stáhnout zde (pdf).

Příprava se vyplatila. Teď se nás zákazníci dokonce ptají, jak zavést digitální podepisování u nich ve firmě.

"Dokonce se nás naši zákazníci ptají, jak také mohou do své firmy zavést digitální podepisování."

Pavel Synek, Business analyst and Project manager ve SGEFu

Podobně jsme komunikovali digitální podepisování i našim obchodním partnerům. Aby procesu věřili, znali jeho technické pozadí a vše si mohli v předstihu otestovat.

Přínosy předčily očekávání

Kdybychom se dívali jen na měřitelné ukazatele, tak na každé jednotlivé smlouvě šetříme 2-3 hodiny času jen na cestách za klienty. A místo týdne až dvou čekání na papírové poštovní kolečko máme uzavřeno za jeden dva dny. Rekord máme 15 minut u 5stranné smlouvy.

Interně je skvělé, že máme dokumentaci na jednom místě, nemusíme nic dohledávat v šanonech. Systém sám hlídá, kdo podepsal, nebo u koho naopak podpis do daného termínu není.

Zajímavé je, jak se změnilo očekávání lidí. Obchodníci se diví, že daný dokument za nás někdo podepsal v osm hodin večer. Dnes mohou všichni podepsat kdykoliv o odkudkoliv.

"Změnilo se očekávání lidí. Obchodníci se dnes diví, že v 8 hodin večer za nás někdo podepsal daný dokument."

Petr Němec, COO/CFO ve SGEFu

Zpětná vazba na digitální podepisování je pozitivní

U velké části klientů a vlastně i partnerů vnímáme AHA efekt. “Ono to jde takto jednoduše a rychle.“ Ostatně už pár týdnů po spuštění jsme podepisovali 30 % nových dokumentů digitálně.

Komplikace vnímáme vlastně jen v případech, kdy klientům z nějakého důvodu nefunguje bankovní identita. Cizinci ji aktuálně nemají vůbec a část lidí ji prostě nemá aktivovanou. V takových případech musíme obchod řešit stále papírově.

Jsou samozřejmě i klienti, kteří by stále chtěli mít papír, jsou na něj zvyklí. Jakmile se nám ale podaří vše dobře vysvětlit, tak už jinak, než digitálně podepisovat nechtějí.

"Když už klienti vyzkouší digitální podpis, nechtějí už podepisovat jinak."

Pavel Synek, Business analyst and Project manager ve SGEFu

Máte nějakou „drobnost“, která vám hodně zjednodušuje práci?

Podpisové archy místo podpisových polí. Rozmístit 5-10 podpisových polí u každé smlouvy by byla taková mravenčí práce. Zavedli jsme “podpisové archy” - funkci, která na konec dokumentu sama vygeneruje všechna podpisová pole.

Jaké digitalizační máte plány do budoucna?

Chceme podepisování rozšířit i na Slovensko a optimálně i na naše dodavatele ze zahraničí. To však závisí na možnostech ověření klientů, bankovní identitu tam zatím nemají a jiné relevantní způsoby aktuálně prověřujeme. Zajímají nás také municipality, které dnes musí používat kvalifikovaný podpis.

“Máme jasný cíl: do roku 2025 digitalizovat 90 % agendy spojené s obchodní dokumentací”

Petr Němec, COO/CFO ve SGEFu