Simply fotovoltaika dodává FV elektrárny domácnostem v polovině Česka. Měsíčně řeší desítky instalací a roste i v době, kdy trh ztrácí dech. Díky propojení DigiSignu do vlastního CRM mají kompletně digitalizované a automatizované smluvní workflow.

Do fungování nás zasvětil majitel Přemysl Marek.

Digitálně běžně podepisujeme statisícové smlouvy

Nejvíc dokumentů podepisujeme s klienty, dnes už stovku smluv měsíčně. Jde primárně o smlouvy na dodání FVE, řádově tedy statisícové zakázky.

Na to navazují i

• smlouvy servisní

• dokumentace k vyřízení dotací

• dokumenty ke zřízení přípojného místa

• nebo předávací protokoly.

Naší snahou je zjednodušovat a zrychlovat vše. Šetříme čas klientů i náš, protože se nemusíme fyzicky setkávat jen kvůli administrativě.

Je pro nás milé překvapení, že digitálně vyřešíme i agendu se staršími lidmi. Tam jsme měli obavy, že nebudou elektronické dokumenty umět nebo vůbec chtít takto podepisovat.

Přemysl Marek, majitel Simply.cz

Automatizace je základ

Máme to v hlavě nastavené jednoduše: všechno se snažíme dělat digitálně, automatizovaně a v co nejméně systémech.

Vše, co se týká podepisování, řešíme v CRM. Do něj máme pomocí API integrovaný DigiSign a naši uživatelé o něm prakticky ani neví. Nepracují v něm. Pouze jej používají prostřednictvím CRM.

Příklad automatizace

Obchodník při sjednávání zakázky průběžně vkládá zákaznická data a podklady pro kalkulace do CRM. Jakmile si s klientem “plácne” zmáčkne magické tlačítko "Generovat smlouvy" a z wordovských šablon a dat v CRM se připraví:

• Smlouva o dílo
• Příloha se specifikací díla, rozpočtem
• GDPR souhlasy
• Plná moc pro jednání s provozovateli sítí

Dokumenty mají rovnou vložená i podpisová pole a jsou připravené k podpisu. Rovnou se vytvoří úkol “Kontrola smlouvy” pro back office. A nastavením stavu “Schváleno” se spustí podpisové workflow DigiSign.

Výhodou propojení a takového procesu je nízká chybovost a mizivé odchylky od standardu a firemních požadavků. Systém tak eliminuje nežádoucí "kreativitu" obchodníků.

Náš obor je vysoce konkurenční. Dbáme proto i na pohodlí pro klienty a rychlost všech procesů. V tom nás DigiSign perfektně podporuje.

Přemysl Marek, majitel Simply.cz

Integrace & procesy

V Simply máme rádi procesy, takže spousta věcí už byla v CRM připravená. I smlouvy se už dříve generovaly automaticky. Jen je obchodníci jezdívali podepsat osobně. Začlenění digitálního podpisu tak nevznikalo na zelené louce.

Všechno je řešené pomocí API. Zakládání obálek, jejich rozesílka, stahování podepsaných dokumentů. Pomocí webhooků si i posíláme informace o každé změně - že někdo podepsal, odmítnul, že nastala chyba, že si uživatel stáhnul podepsané dokumenty. Máme tak kompletní přehled o stavu zakázky.

Směrem k zákazníkům pak odchází kompletně připravená dokumentace, vše v naší vizuální identitě i s našimi průvodními texty.

Líbí se nám, že z pohledu našich zákazníků není DigiSign vidět. Vše je v našich barvách, s našimi texty. Působí to profesionálně.

Přemysl Marek, majitel Simply

Procesně je podepisování nastavené jednoduše

• používáme na obou stranách prostý elektronický podpis (kombinace SMS a e-mail)

• neřešíme pořadí podepisujících

• hlídáme si, aby podepisovali všichni kdo musí - instalace FVE vyžaduje souhlas všech spolumajitelů nemovitosti

• průběžně si posíláme informace rovnou do CRM (že někdo podepsal, že je vše dokončené, nebo že někdo podpis odmítl)

• snažíme dokumentaci celé akce mít v jedné obálce

• v DigiSignu máme nastavenou naši vizuální identitu

• pro texty e-mailů s výzvami k podpisu užíváme šablony

Výhledově budeme používat i "skrývání" dokumentů vybraným příjemcům, např. plné moci nemusí podepisovat všichni.

DigiSign jedním slovem? Jednoduchý

Jak už z našeho názvu Simply fotovoltaika plyne, snažíme se věci dělat jednoduše. Pro klienty i pro sebe. Proto jsme si vybrali DigiSign.

DigiSign jsme si vybrali, protože se nám zdál jednoduchý. Jednoduché rozhraní, jednoduchá cenotvorba a jednoduché používání pro naše klienty. A jednoduchá implementace, jak vyhodnotilo naše IT.

Přemysl Marek, majitel Simply