Záznam webináře: Jak začít digitálně podepisovat v HR klidně od zítra

Novela zákoníku práce odstřelila hráz rezistence vůči digitálnímu podepisování. Dnes už neřešíme, jestli můžeme podepsat nějakou smlouvu digitálně.

Dnes řešíme
👉 jak toho digitalizovat co nejvíc
👉 jak zlepšovat employee experience
👉 jak se zbavit neúnosné personální administrativy

Jak tedy na první kroky s digitálním podpisem v HR

Po právní stránce se od advokáta Tomáše Paucha dozvíte

• které druhy elektronických podpisů používat pro které dokumenty
• jak si pohlídat a doložit doručení dokumentů
• jak získat souhlasy s elektronickým doručováním (vzory souhlasů s doručováním)
• jak řešit doručování mzdových výměrů

V praktické části uvidíte

• jak řeší personální agendu v Salsita software
• jak se dají generovat desítky prováděcích smluv automaticky
• podpisová workflow pro různé typy HR dokumentů
• jak si zjednodušit onboarding proces
• jak na hromadnou rozesílku dokumentů
• jak si zjednodušit práci a minimalizovat chybovost se šablonami
• jak si ohlídat naplnění HR legislativních požadavků - podpis certifikátem, doručení dokumentů zaměstnanci
• nastavení archivace
• jak využít funkci autosign (automatizovaný podpis pečetí organizace)

O zkušenosti se podělili

Mgr. Tomáš Pauch, advokát specializovaný na digitální právo
Klára Březinová, HR Generalist/Payroll Specialist v Salsita Software
Pavel Pavlas, produktový manažer DigiSignu

Odpovědi na vybrané otázky

Pracovní smlouvu můžeme podepsat pomocí SMS? Nebo je lepší pomocí Bank iD SIGN?

Pro podpis samotný nestanovuje zákon žádnou specifickou úroveň podpisu. Vyhovuje tedy jako prostý podpis (ověření pomocí e-mailu a SMS), jak i ověření pomocí Bank iD, i podpis Bank iD SIGN.
Zásadní je z hlediska zákona způsob doručení podepsané smlouvy zaměstnanci. Tam zákon vyžaduje odeslání na soukromý e-mail zaměstnance. Více v článku.

Můžeme elektronicky podepsat "růžové prohlášení pro zaměstnance"?

Ano, můžete. Zákon nestanovuje žádný specifický způsob podpisu.

Mzdový výměr: Při podpisu mzdového výměru musí mít obě strany (zaměstnance, zaměstnavatel) kvalifikovaný elektronický podpis?

Mzdový výměr patří do kategorie Přísnějšího režimu. Kvalifikovaným podpisem podepisuje zaměstnavatel, a podepsaný dokument doručuje zaměstnanci na soukromý e-mail.
Zaměstnanec mzdový výměr podepisovat ani nemusí.

Je možné nahrát k podpisu do DigiSignu již podepsaný dokument přes Adobe s Post Signum certifikátem a nechat podepsat už jen ze strany zaměstnance?

Ano, je to možné. Nicméně praktičtější bývá i za zaměstnavatele podepsat dokument certifikátem přímo v DigiSignu (jako první podepisující) a poté dokument poslat standardně odeslat k podpisu zaměstnanci.

Jaké formátovací značky je možné používat v textech šablon?

Povolené je používání těchto HTML tagů:

• písmo tučné, kurzíva, podtržené (EM, STRONG, I, U)
• odkaz (A)
• odrážkový seznam (UL, OL, LI)
• odstavec (P)
• řádek (BR)