Elektronické podepisování HR dokumentů je zásadním bodem digitalizace HR agendy. Gratulujeme, že jste se k němu rozhodli. Naším úkolem je, aby přechod na elektronickou dokumentaci byl pro vás co nejjednodušší.

To důležité na začátek:
“Aplikace DigiSign umožňuje digitalizaci a elektronické podepisování všech třech úrovní HR dokumentace a obsahuje i funkce ulehčující správu a následné prokazatelné využití veškerých HR dokumentů.” – Mgr. Tomáš Pauch, eLegal advokátní kancelář s.r.o.

Přinášíme vám praktický návod.

1. Seznamte se s legislativními požadavky

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, umožňuje digitalizovat naprostou většinu HR agendy, a to zejména díky novele z roku 2023. Podle tohoto zákona existují tři úrovně dokumentů, které se liší podle své důležitosti a mají částečně odlišný režim podpisu a zejména doručování:

• “DŮLEŽITÉ” - Důležité jednostranné dokumenty
  Tyto dokumenty mají nejpřísnější režim. Je nutné zajistit si zvláštní souhlas zaměstnance a posílat mu dokumenty s využitím vašeho uznávaného elektronického podpisu.

• “DVOUSTRANNÉ” - Dvoustranné dokumenty
  Jedná se o níže uvedené dokumenty, u kterých je potřeba, aby vám zaměstnanec sdělil svoji soukromou e-mailovou adresu, na kterou mu je budete doručovat. Konkrétní úroveň podpisu není vyžadována.

• “BĚŽNÉ” - Běžné dokumenty
  Tato kategorie zahrnuje veškeré dokumenty neuvedené v jedné z výše zmíněných kategorií. Neexistují zvláštní požadavky na doručení ani podpis těchto dokumentů.

Z pohledu pracovního práva je zásadní dodržet zejména podmínky doručování, na podpis běžně nejsou kladeny konkrétní požadavky.

Doplnění k tabulce

1) Na straně zaměstnance můžete využít jakýkoliv podpis: Prostý podpis, případně přidat ověření pomocí SMS kódu nebo občanský průkaz + selfie, nebo zaručený podpis Bank iD SIGN. Firmy k rozhodnutí vedou různé úvahy: co naši lidé zvládnou, co dovolí právní oddělení apod. Obecně stačí prostý podpis.

2) Podpis zaměstnance se většinou nevyžaduje, v některých případech (např. GDPR) je však dobré ho mít.

3) Právníci doporučují za zaměstnavatele připojit alespoň prostý podpis nebo pečeť (AutoSign).

Zákon dále stanovuje povinnost řádné archivace elektronicky podepsaných HR dokumentů. Určité povinnosti se vztahují i na archivaci dokumentů, které sice nepodepisujete, ale můžete pro jejich rozesílání a seznámení zaměstnanců využít DigiSign. Pro každý typ dokumentu se povinná délka archivace liší.

Výše uvedené legislativní požadavky jsou náš praktický výtah toho nejdůležitějšího z dokumentu Použití DigiSignu při elektronickém podepisování v oblasti HR, který pro klienty DigiSignu sepsala Advokátní kancelář eLegal.

Pokud vás zajímají právní detaily, doporučujeme si ho přečíst. Pokud chcete komplexněji pomoci, neváhejte se obrátit na tuto kancelář, která má špičkovou znalost digitalizace pracovního práva i znalost DigiSignu (pište na napistenam@elegal.cz).

2. Zvolte strategii

Na následujících příkladech vás chceme inspirovat, jak se postavit k různým typům dokumentů a požadavků na ně.

a) Chceme všechno hned elektronicky

Přistupujte ke všem dokumentům stejně, jako by to byla ta nejvyšší úroveň “A”. To znamená:

• získat si od všech zaměstnanců zpětně souhlas s el. doručováním

• podepisovat všechno za zaměstnavatele jednotně kvalifikovaným certifikátem

• doručovat všechno do soukromé schránky

Tento přístup má obrovskou výhodu, že o tom nemusíte moc přemýšlet. Sami jsme ho ve firmě zavedli. Chápeme ale, že některý z výše uvedených bodů může být náročné zajistit nebo se vám do něj prostě nechce.

b) Začneme postupně

Nejprve začnete kategorií “C”, protože jsou na ni nejmenší požadavky, např. když aktuálně nemáte soukromé e-maily všech zaměstnanců. Začneme je postupně shánět a až je budeme mít, začneme podepisovat i kategorii “B”. A tak dále, až nakonec budeme elektronicky podepisovat všechny dokumenty.

Obě cesty jsou v pořádku, dost možná se vydáte i jinou, vlastní.

3. Praktické rady pro uživatele DigiSignu

Máte k dispozici všechny potřebné typy podpisů

¹) pro účely HR dokumentace nerozlišujeme kvalifikovaný podpis (certifikát umístěný na flash nebo čipové kartě) nebo uznávaný podpis (certifikát umístěný na PC); pokud nejste státní instituce, tak v tom pro vás podle zákona není žádný praktický rozdíl.

Pro vás jako zaměstnavatele jsou dobře použitelné všechny typy podpisů, pro zaměstnance jsou reálně použitelné prosté a zaručené (kvalifikované nedoporučujeme, certifikát má asi 5% ekonomicky aktivního obyvatelstva).

Kde získat kvalifikovaný certifikát?

Certifikát pro kvalifikovaný podpis už pravděpodobně máte pro komunikaci se státem. Pokud certifikáty nemáte, doporučujeme ty od České pošty nebo První certifikační autoritu (cena certifikátu na pobočce cca 800-1000 Kč). Existují i "výjezdové služby", které přijedou za vámi, certifikáty vystaví i nastaví v počítači, podrobnější návod a doporučení najdete v nápovědě.

Jak získat souhlas zaměstnance s elektronickým doručováním?

Stáhněte si vzory souhlasů pro:

• Souhlas pro doručování důležitých jednostranných dokumentů

• Souhlas pro doručování dvoustranných dokumentů

• Souhlas pro doručování všech dokumentů - musí být podepsané kvalifikovaným certifikátem na straně zaměstnavatele

Do vzorů stačí doplnit potřebné informace (identifikace zaměstnance a popř. jeho soukromý e-mail). Případně to lze připravit s formulářovými poli v DigiSignu tak, že si to zaměstnanec sám vyplní. Zaměstnavatelé často neznají soukromý e-mail zaměstnance, takže to může být nejjednodušší cesta a ulehčíte si práci.

Tento souhlas jde samozřejmě také podepsat přímo v DigiSignu, prostým podpisem. Může to být klidně i v jedné obálce společně s pracovní smlouvou. Zaměstnanec musí ale souhlas podepsat na samostatném dokumentu, nestačí aby byl součástí smlouvy.

Zaměstnanec může souhlas kdykoliv odvolat.

Máte zajištěnou archivaci

Ano, i toto za vás zajistí DigiSign, stačí to správně nastavit. V každé obálce můžete nastavit různou dobu archivace.

Pokud máte dokumenty, které je potřeba archivovat déle než 2 roky, je nutné také zapnout funkci časových razítek. Díky tomu se vám po dobu archivace budou dokumenty automaticky přerazítkovávat a prodlužovat tak jejich technickou ověřitelnost (doplňková služba Důvěryhodný archiv).

Máte doložení doručení (či ohlídané nedoručení)

Podle zákona lze e-mail považovat za doručený ihned po odeslání, protože za normálních okolností se může jeho adresát seznámit s jeho obsahem řádově v minutách. Toto DigiSign bezpečně naplňuje.

Zákoník práce ale dále stanovuje, že doručení je neúčinné, jestliže se e-mail vrátil zaměstnavateli jako nedoručitelný. O takové skutečnosti vás bude DigiSign automaticky informovat

• v detailu obálky
• na výpise obálek
• odesílateli dorazí e-mailem notifikace o nedoručení

V případě nemožnosti doručení je potřeba se se zaměstnancem domluvit (např. pokud zrušil daný soukromý e-mail) a uzavřít nový souhlas. Nebo využít standardního doručení, tedy zejména na pracovišti, v případě méně důležitých dokumentů případně i e-mailem.

Elektronicky můžete řešit i výpověď. I když to zní až moc jednoduše

Pokud

1. máte správně podepsaný souhlas s elektronickým doručováním (viz naše vzory)
2. souhlas je aktuální (neodvolaný)
3. výpověď je podepsaná vaším kvalifikovaným certifikátem
4. a pošlete jí na soukromý email zaměstnance, který vám písemně dříve potvrdil (viz naše vzory souhlasů), tak bude výpověď formálně správně podepsána a odeslána.

Za doručenou se pak považuje dnem potvrzení zaměstnance o přijetí (např. e-mailovou odpovědí) nebo ve lhůtě 15 dnů od odeslání, pokud přijetí nepotvrdil.

Pozor je třeba si dát pouze na to, že zaměstnanec může souhlas odvolat. Pokud ho odvolá před doručením výpovědi, je potřeba s ním jednostranně ukončit pracovní poměr standardně, tedy ideálně přímo na pracovišti.

Máte ošetřené GDPR

DigiSign splňuje také podmínky nařízení EU č. 910/2014 známého jako „eIDAS“, jakož i českého zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. Totéž platí i pro zpracování osobních údajů na základě nařízení č. 2016/678 známého jako „GDPR“.

Jak poslat první smlouvu k podpisu?

Základní popis práce s DigiSignem najdete v našem návodu Jak odeslat první obálku.

Jak správně nastavit Obálku a typy podpisů?

Protože na straně zaměstnavatele a zaměstnance bude často jiné nastavení, doporučujeme používat Šablony. Pro každý typ dokumentu (nebo skupinu) doporučujeme vytvořit vlastní šablonu. Díky tomu budete mít Obálku vždy správně přednastavenou a nebudete na to muset myslet nebo to hlídat. Šablona vám zejména umožní:

• u zaměstnance a HR manažera si správně nastavit typ podpisu

• přidat do obálky automaticky obecné přílohy, které se jsou u všech stejné

• nastavit si workflow, kdo podepisuje první, případně přidat další podepisující, schvalovatele anebo CC příjemce, kterým dorazí smlouva automaticky po podpisu všemi stranami pro další zpracování

• nastavit délku archivace a jestli jsou potřeba časová razítka

Jak získat nejlepší cenu?

Výběrem DigiSignu. V oblasti HR se často podepisuje více dokumentů najednou. DigiSign má jako jediný v ČR cenový model postavený na účtování Obálky, nikoliv dokumentů. Pokud tedy např. v rámci onboardingu zaměstnance podepisujete 5 dokumentů, platíte pouze za 1 obálku. Díky tomu je DigiSign v oblasti HR nejlevnější na trhu.

Může mi s tím někdo pomoci?

Ano, nabízíme službu Asistovaný onboarding, kde vás celým procesem provedeme a se vším pomůžeme.

Další krok?

Kontaktujte nás a vyžádejte si cenovou nabídku!

• pokud chcete nejdříve konzultaci - vyberte si vhodný termín na https://calendly.com/digisign/30min

• pokud chcete rovnou cenovou nabídku - pošlete nám poptávku na podpora@digisign.cz a uveďte prosím rovnou počet transakcí (Obálek) ročně a případně další podrobnosti, ve kterých už máte jasno

Autoři: Ondřej Říha, CEO DigiSign a advokát Ondřej Hanák, advokátní kancelář e-legal.